Dein Unternehmen ist erreichbar. Auch wenn gerade niemand ans Telefon gehen kann.

Verpasste Anrufe bedeuten häufig verpasste Chancen. Kunden möchten einen Termin vereinbaren, haben eine Frage oder benötigen Unterstützung – und erwarten heute schnelle Antworten.

Mit einem KI-Telefonassistenten für Unternehmen automatisierst du einen Teil deiner telefonischen Kommunikation, ohne deinen persönlichen Kundenservice ersetzen zu müssen.

Als Partner von fonio.ai unterstützt XPINION dich dabei, einen individuell auf dein Unternehmen abgestimmten KI-Telefonassistenten einzurichten, in deine bestehenden Prozesse zu integrieren und kontinuierlich zu optimieren.

Der KI-Assistent kann Anrufe automatisch entgegennehmen, Fragen beantworten, Anliegen erfassen, Termine vereinbaren oder Anrufer gezielt an den richtigen Ansprechpartner weiterleiten.

Mehr Erreichbarkeit. Weniger Unterbrechungen. Besser strukturierte Prozesse.

KI-Telefonassistent unverbindlich kennenlernen

Was ist ein KI-Telefonassistent?

Ein KI-Telefonassistent ist ein digitaler Sprachassistent, der Telefongespräche automatisiert führen kann.

Anders als ein klassischer Anrufbeantworter nimmt die KI nicht nur eine Nachricht entgegen. Sie kann mit dem Anrufer sprechen, Fragen stellen, Informationen erfassen und abhängig vom Gespräch unterschiedliche Aktionen ausführen.

Der Telefonassistent wird dafür mit Informationen über dein Unternehmen, deine Leistungen und die gewünschten Gesprächsabläufe ausgestattet.

Dadurch kann er beispielsweise erkennen, ob ein Anrufer:

• einen Termin vereinbaren möchte,
• eine allgemeine Frage hat,
• Support benötigt,
• ein Angebot anfragen möchte,
• einen Rückruf wünscht,
• mit einem bestimmten Mitarbeiter sprechen möchte oder
• ein dringendes Anliegen hat.

Der KI-Telefonassistent von fonio.ai bildet dabei die technische Grundlage. XPINION unterstützt dich bei Konzeption, Einrichtung, Anpassung und Integration in deine Unternehmensprozesse.

Was kann ein KI-Telefonassistent für dein Unternehmen übernehmen?

Ein KI-Assistent kann deutlich mehr als nur Anrufe entgegennehmen.

Welche Aufgaben automatisiert werden, hängt von deinem Unternehmen und deinen Prozessen ab.

Anrufe automatisch entgegennehmen

Dein Unternehmen kann telefonisch erreichbar bleiben, auch wenn deine Mitarbeiter gerade in Gesprächen, bei Kunden oder außerhalb der Geschäftszeiten sind.

Der KI-Telefonassistent nimmt eingehende Anrufe entgegen und bearbeitet das Anliegen anhand der von dir definierten Regeln.

So muss nicht jeder Anruf automatisch einen Mitarbeiter aus seiner eigentlichen Arbeit reißen.

Häufige Fragen automatisch beantworten

Viele Anrufe drehen sich immer wieder um dieselben Themen:

„Wie sind eure Öffnungszeiten?“

„Wann ist mein Termin?“

„Bietet ihr Leistung XY an?“

„Wer ist mein Ansprechpartner?“

„Kann ich einen Rückruf bekommen?“

Diese Fragen kann der KI-Telefonassistent automatisiert beantworten.

Dafür kann der Assistent mit einer individuellen Wissensbasis zu deinem Unternehmen ausgestattet werden.

Termine direkt am Telefon vereinbaren

Ein Interessent möchte einen Termin?

Der KI-Telefonassistent kann während des Gesprächs verfügbare Termine berücksichtigen und die Terminvereinbarung automatisieren.

Das reduziert den typischen Kreislauf aus Anruf, Rückruf, Terminabstimmung und erneuter Rückfrage.

Besonders interessant ist das für Unternehmen, bei denen ein großer Teil der telefonischen Kommunikation aus Terminvereinbarungen besteht.

Anrufer intelligent weiterleiten

Nicht jedes Anliegen sollte automatisiert bearbeitet werden.

Deshalb kann der KI-Telefonassistent erkennen, wann ein Mitarbeiter benötigt wird und den Anrufer an die passende Person oder Abteilung weiterleiten.

So entsteht kein starres Telefonsystem nach dem Prinzip:

„Drücken Sie die 1 für Vertrieb, die 2 für Support und vergessen Sie währenddessen, warum Sie eigentlich angerufen haben.“

Der Anrufer beschreibt einfach sein Anliegen.

Nachrichten und Kontaktdaten erfassen

Ist kein Mitarbeiter verfügbar, kann der Telefonassistent relevante Informationen strukturiert aufnehmen.

Zum Beispiel:

• Name
• Unternehmen
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Kundennummer
• Anliegen
• gewünschter Ansprechpartner
• Rückrufwunsch

Dadurch erhält dein Team deutlich bessere Informationen als bei einer klassischen Mailbox-Nachricht.

24/7 erreichbar mit einem KI-Telefonassistenten

Ein verpasster Anruf wartet nicht immer auf deinen Rückruf

Menschen rufen nicht ausschließlich zwischen 09:00 und 17:00 Uhr an.

Interessenten informieren sich abends. Kunden rufen während ihrer Mittagspause an. Manche benötigen Unterstützung genau dann, wenn deine Mitarbeiter bereits in anderen Gesprächen sind.

Ein KI-Telefonassistent kann rund um die Uhr erreichbar sein.

Du bestimmst dabei selbst, wann er eingesetzt wird.

Zum Beispiel:

Außerhalb der Geschäftszeiten

Tagsüber übernimmt dein Team die Telefonie. Nach Feierabend übernimmt der KI-Assistent.

Wenn niemand erreichbar ist

Ein Anruf wird zunächst an deine Mitarbeiter geleitet. Wird er nicht angenommen, übernimmt die KI.

Bei hohem Anrufaufkommen

Sind mehrere Leitungen gleichzeitig belegt, können zusätzliche Anrufe automatisch vom Telefonassistenten bearbeitet werden.

Als zentraler Telefonassistent

Der KI-Assistent nimmt grundsätzlich zuerst jeden Anruf entgegen, erkennt das Anliegen und entscheidet anhand definierter Regeln über den weiteren Ablauf.

So lässt sich die Lösung flexibel an deine bestehende Telefonorganisation anpassen.

KI-Telefonassistent mit Anbindung an deine Systeme

Der größte Nutzen entsteht, wenn der Telefonassistent nicht isoliert arbeitet.

Deshalb kann fonio.ai über Integrationen und Schnittstellen mit weiteren Systemen verbunden werden.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Kalender
• CRM-Systeme
• Datenbanken
• interne Anwendungen
• Webservices
• individuelle APIs

Ein Anrufer kann dadurch nicht nur Informationen erhalten. Der Telefonassistent kann Informationen aus anderen Systemen berücksichtigen oder Daten für nachfolgende Prozesse bereitstellen.

Aus einem Telefonat wird ein digitaler Prozess

Ein Interessent ruft beispielsweise an und möchte einen Beratungstermin vereinbaren.

Der KI-Assistent fragt die notwendigen Informationen ab, erkennt den gewünschten Termin, berücksichtigt die verfügbaren Möglichkeiten und verarbeitet die Anfrage entsprechend.

Statt eines verpassten Anrufs entsteht damit direkt ein strukturierter Vorgang.

Genau hier wird aus einem KI-Anrufbeantworter ein echter KI Voice Agent für Unternehmen.

KI-Telefonassistent mit fonio.ai

XPINION setzt bei KI-basierter Telefonautomatisierung auf fonio.ai.

Die Plattform wurde speziell für KI-gestützte Telefonkommunikation entwickelt und ermöglicht individuell konfigurierbare Gesprächsabläufe.

Dabei können unter anderem Unternehmensinformationen, Gesprächsregeln und gewünschte Aktionen vorgegeben werden.

Der KI-Assistent erhält dadurch klare Vorgaben dazu,

• wie er sich melden soll,
• welche Fragen er stellen soll,
• welche Informationen er verwenden darf,
• welche Daten aufgenommen werden sollen,
• wann ein Gespräch weitergeleitet werden soll und
• welche Aktionen nach einem Gespräch erfolgen sollen.

Das Entscheidende ist deshalb nicht nur die verwendete KI.

Entscheidend ist, wie gut der Telefonassistent auf deine tatsächlichen Geschäftsprozesse abgestimmt wird.

XPINION + fonio.ai: Mehr als nur einen Account einrichten

Einen KI-Telefonassistenten technisch anzulegen ist vergleichsweise einfach.

Einen Telefonassistenten zu bauen, der zuverlässig mit deinen Kunden kommuniziert und sinnvoll in deine Abläufe integriert ist, benötigt dagegen ein gutes Verständnis deiner Prozesse.

Genau hier setzen wir an.

1. Analyse deiner Telefonprozesse

Zunächst schauen wir uns an, warum Kunden und Interessenten bei dir anrufen.

Welche Anliegen kommen besonders häufig vor?

Welche Fragen können automatisiert beantwortet werden?

Wann muss ein Mitarbeiter übernehmen?

Welche Informationen werden benötigt?

Und welche Prozesse entstehen nach einem Telefonat?

2. Konzeption des KI-Telefonassistenten

Auf Basis dieser Informationen entwickeln wir gemeinsam den gewünschten Gesprächsablauf.

Dazu gehören unter anderem:

• Begrüßung und Gesprächseinstieg
• Identifikation verschiedener Anliegen
• notwendige Rückfragen
• Unternehmensinformationen
• Eskalationsregeln
• Weiterleitungen
• Datenerfassung
• Terminvereinbarungen
• Verhalten bei Sonderfällen

3. Einrichtung mit fonio.ai

Anschließend konfigurieren wir den KI-Telefonassistenten auf Basis von fonio.ai.

Dabei wird der Assistent auf dein Unternehmen, deine Zielgruppe und die gewünschten Aufgaben abgestimmt.

4. Integration in deine IT

Falls notwendig, verbinden wir den Telefonassistenten mit bestehenden Systemen und Prozessen.

Als IT-Systemhaus betrachten wir die Telefon-KI deshalb nicht als isoliertes Marketingtool, sondern als Bestandteil deiner gesamten IT- und Kommunikationsinfrastruktur.

5. Test und Optimierung

Bevor der KI-Assistent produktiv eingesetzt wird, testen wir unterschiedliche Gesprächssituationen.

Denn echte Anrufer halten sich erstaunlicherweise nur selten an den perfekten Gesprächsleitfaden.

Sie unterbrechen, springen zwischen Themen, verwenden ungewöhnliche Formulierungen und stellen Fragen, die vorher niemand bedacht hat.

Genau diese Situationen müssen berücksichtigt werden.

6. Laufende Betreuung

Nach der Einführung kann der KI-Telefonassistent weiter optimiert werden.

Neue Fragen können ergänzt, Abläufe verändert und zusätzliche Prozesse automatisiert werden.

So entwickelt sich dein Telefonassistent gemeinsam mit deinem Unternehmen weiter.

Vorteile eines KI-Telefonassistenten

Bessere telefonische Erreichbarkeit

Anrufe können auch dann bearbeitet werden, wenn gerade kein Mitarbeiter verfügbar ist.

Weniger Unterbrechungen im Arbeitsalltag

Standardfragen und wiederkehrende Anliegen müssen nicht jedes Mal von einem Mitarbeiter bearbeitet werden.

Schnellere Reaktion auf Interessenten

Neue Interessenten erhalten unmittelbar eine Reaktion, statt auf einen Rückruf warten zu müssen.

Strukturierte Informationen

Kontaktdaten und Anliegen können nach definierten Regeln erfasst und weiterverarbeitet werden.

Skalierbare Telefonie

Steigt das Anrufaufkommen, muss nicht automatisch im gleichen Verhältnis zusätzliches Personal für die Telefonannahme eingeplant werden.

Automatisierte Prozesse

Telefonate können mit Kalendern, CRM-Systemen oder anderen Anwendungen verbunden werden.

Für welche Unternehmen lohnt sich ein KI-Telefonassistent?

Grundsätzlich eignet sich ein KI-Telefonassistent besonders für Unternehmen mit vielen eingehenden Anrufen oder wiederkehrenden telefonischen Abläufen.

Arztpraxen und medizinische Einrichtungen

Terminwünsche, Öffnungszeiten, allgemeine Informationen und Rückrufwünsche verursachen täglich einen erheblichen Telefonaufwand.

Ein KI-Telefonassistent kann das Praxisteam bei diesen wiederkehrenden Aufgaben unterstützen.

Handwerksbetriebe

Wer beim Kunden arbeitet, kann nicht gleichzeitig jeden Anruf annehmen.

Die KI kann Anfragen erfassen, Anliegen vorsortieren und Rückrufwünsche aufnehmen.

Kanzleien und Beratungsunternehmen

Neue Anfragen können strukturiert aufgenommen und Interessenten anhand definierter Kriterien vorqualifiziert werden.

Immobilienunternehmen und Hausverwaltungen

Mieter, Eigentümer und Interessenten haben häufig wiederkehrende Fragen und Anliegen, die automatisiert aufgenommen und kategorisiert werden können.

Autohäuser

Terminanfragen, Öffnungszeiten, Werkstattanfragen oder Rückrufwünsche können vom Telefonassistenten aufgenommen und weiterverarbeitet werden.

IT-Unternehmen und Managed Service Provider

Anrufer können beispielsweise zwischen Support, Vertrieb, Buchhaltung oder allgemeinen Anliegen unterschieden und entsprechend behandelt werden.

KI-Telefonassistent für Unternehmen in Essen und dem Ruhrgebiet

XPINION ist dein Ansprechpartner für KI-Telefonassistenten in Essen, dem Ruhrgebiet und NRW.

Als IT-Systemhaus betrachten wir dabei nicht nur den Telefonassistenten selbst.

Wir unterstützen dich bei der sinnvollen Einbindung der Lösung in deine bestehende IT-Infrastruktur und deine Geschäftsprozesse.

Von unserem Standort in Essen betreuen wir kleine und mittelständische Unternehmen bei Digitalisierung, IT-Infrastruktur, Cloud, IT-Sicherheit und Managed Services.

Mit KI-Telefonassistenten erweitern wir diese Leistungen um einen weiteren Bereich der intelligenten Prozessautomatisierung.

KI statt Warteschleife?

Nicht jeder Anruf gehört automatisiert.

Und ein KI-Telefonassistent sollte auch nicht versuchen, menschliche Mitarbeiter um jeden Preis zu ersetzen.

Der sinnvollste Einsatz entsteht dort, wo wiederkehrende Aufgaben automatisiert und Mitarbeiter gezielt entlastet werden.

Der KI-Assistent übernimmt Standardprozesse.

Deine Mitarbeiter übernehmen dort, wo Erfahrung, Fachwissen oder eine persönliche Entscheidung erforderlich sind.

So ergänzen sich Automatisierung und persönlicher Service.

Dein individueller KI-Telefonassistent mit XPINION

Du möchtest wissen, welche Anrufe sich in deinem Unternehmen automatisieren lassen?

Gemeinsam analysieren wir deine bestehenden Telefonprozesse und zeigen dir, wie ein KI-Telefonassistent mit fonio.ai sinnvoll eingesetzt werden kann.

Dabei geht es nicht darum, möglichst viel mit KI zu automatisieren.

Es geht darum, die richtigen Prozesse zu automatisieren.

Damit deine Mitarbeiter weniger Zeit mit wiederkehrenden Telefonaten verbringen und deine Kunden trotzdem zuverlässig jemanden erreichen.

Lass uns deinen KI-Telefonassistenten planen

Wir zeigen dir unverbindlich, wie ein KI-Telefonassistent in deinem Unternehmen eingesetzt und in bestehende Prozesse integriert werden kann.

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